Nu de bal weer gaat rollen in het seizoen 2018-2019 wil het bestuur een goede start maken met het inregelen van de zogeheten Algemene Verordening Gegevensbescherming, beter bekend als 'privacywetgeving' of kortweg 'AVG'. De AVG is in mei 2018 ingesteld om o.a. persoonsgegevens beter te beschermen. Als vereniging hebben we de verplichting om op een juiste manier om te gaan met persoonsgegevens. Wij hebben hierin een documentatieplicht. We zullen komende periode stapsgewijs hier uitvoering aangeven.
Er is een tweetal zaken die vanuit het bestuur momenteel prioriteit hebben:
1. Het omgaan met (elftal)foto’s, film en overig beeldmateriaal
2. Het vastleggen van persoonsgegevens van leden in Sportlink en de Voetbal.nl app
1. Toestemmingsverklaring (elftal)foto’s, film en overige beeldmateriaal
Van onze leden dienen wij een toestemmingsverklaring te hebben waarin wij uiteenzetten hoe we omgaan met beeldmateriaal en deze dient door ieder individueel lid te worden ondertekend Hierin maken we een onderscheid tussen junioren leden t/m 16 jaar en oudere leden. Voor onze jeugdige leden dienen hun ouders en/of wettelijk vertegenwoordigers te tekenen.
Via onze elftalleiders zullen de toestemmingsverklaringen worden uitgedeeld en weer worden ingenomen tijdens de trainingsavonden. De secretaris zorgt verder voor een correcte verwerking van deze getekende toestemmingsverklaring.
2. Het vastleggen van persoonsgegevens
De persoonsgegevens van onze leden zijn vastgelegd in Sportlink. Sportlink heeft al haar apps inmiddels voorzien van functies en uitleg over de bewaking van de privacyaspecten. Tevens heeft Sportlink in haar voorwaarden alle aspecten van de zogenoemde verwerkersovereenkomst opgenomen. Dit betekent dat de KNVB en een bij de KNVB aangesloten club onderling, voor wat betreft het over en weer verstrekken van (persoons)gegevens via de systemen van Sportlink, geen verwerkersovereenkomst meer hoeven te sluiten. Deze verstrekkingen worden namelijk niet beschouwd als verstrekkingen aan derden in de zin van privacywetgeving.
Foto en privacyniveau in Voetbal.nl
Als leden van SV Delden hun persoonsgegevens in Sportlink willen wijzigen, dan kan dat enkel via de ledenadministratie. Een uitzondering hierop vormen de (spelers)pasfoto en de zichtbaarheid van de naam en foto in de Voetbal.nl app en de KNVB Wedstrijdzaken app. In het kader van de privacywetgeving kan elk lid deze gegevens zelf aanpassen, via de Voetbal.nl app (klik hier). Het gebruik van de Voetbal.nl app is gekoppeld aan het e-mailadres dat in Sportlink bekend is.
Foto en privacyniveau voor leden t/m 16 jaar
Sinds de invoering van de AVG geldt voor leden t/m 16 jaar dat zij zelf geen aanpassingen meer kunnen doen in de Voetbal.nl app, maar dat hun ouders/wettelijk vertegenwoordigers dit voor hen kunnen doen. Dit betekent dat in Sportlink de juiste e-mailadressen van de ouders/wettelijk vertegenwoordigers van onze jeugdleden geregistreerd moeten zijn. Om er zeker van te zijn dat onze ledenadministratie over de juiste e-mailadressen beschikt, zal er binnenkort via de elftalleiders zal een lijst rondgaan om van de ouders/wettelijk vertegenwoordigers de e-mailadressen te verzamelen.
Privacyreglement SV Delden
Wij wijzen u erop dat het privacyreglement op de website binnenkort zal worden aangepast. Verder zal op korte termijn bij de ingang van ons clubhuis een bord worden geplaatst dat er tijdens de wedstrijden foto’s kunnen worden gemaakt en er gefilmd kan worden. Indien een bezoeker van ons sportpark niet wil dat hij zichtbaar is op foto’s en/of beeldmateriaal, dan kan diegene dit kenbaar maken bij een van de aanwezige bestuursleden.
Aanstaande zaterdag 1 september, tijdens de Open Dag, zullen we een begin maken met de verspreiding van alle formulieren en verdere informatie.
Wij realiseren ons dat er komende periode een formulierenstroom aan jullie voorbij komt. Voor het zo goed mogelijk inregelen van deze wetgeving rekenen wij op jullie medewerking.
Namens het bestuur,
Annemieke Visser-Roskam
Secretaris SV Delden
